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Les archives

Information
Evitez l’entassement dans vos bureaux ! Contactez la Cellule Archives : 0594 272046

Sommaire :

  1. Archives : définition

  2. Présentation de la Cellule archives.

  3. Statut des archives

  4. Règlementation

  5. Visa obligatoire pour toute destruction de documents dépourvus d’intérêt
    administratif ou historique.

  6. Vous avez dit numérisation... Oui, mais attention !!!

1 - Archives : définition

Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme, leur support matériel et leur lieu de conservation produits et reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. Code du patrimoine (livre II, archives art.L211-1) modifié par la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008.

 

2 - Présentation de la Cellule archives. 

  • La Cellule archives du rectorat a été créée en 2007 dans la perspective du déménagement qui a permis de regrouper les archives intermédiaires des différents sites dans un local dédié unique : le magasin de pré-archivage du site de Troubiran.

    Rattachée directement au Secrétariat Général, la Cellule archives aide et conseille les services du rectorat dans la gestion de leurs archives.
     
  • La Cellule archives encourage, en collaboration avec les chefs de service et de division l’utilisation des tableaux d’archivage, détermine la durée d’utilité administrative (DUA) des documents en fonction des besoins des services et de la législation en vigueur ainsi que leur sort final au terme de leur DUA.
     
  • Elle organise les opérations de traitement des documents en procédant au tri, à l’analyse et au classement des documents versés par les services afin d’assurer l’accès et la conservation des archives intermédiaires dans l’intérêt de l’administration et de la justification des droits des particuliers.
     
  • Elle incite les agents aux bonnes pratiques de l’archivage et fournit tout conseil sur la gestion interne. Les archives des Inspections de circonscription peuvent être collectées en concertation avec les IEN.
     
  • En ce qui concerne l’obtention ou la consultation de documents (états de service, diplômes, etc.) la Cellule archives peut orienter les personnes dans leur recherche mais ne communique aucun document directement. Il est nécessaire d’adresser la demande au service gestionnaire concerné du Rectorat .
     
  • La communication de certains documents au public est possible en fonction des délais légaux de consultation selon le code du patrimoine modifié par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008, compte tenu de l’inventaire des fonds disponibles au rectorat et de certains impératifs techniques.
     
  • Le rectorat s’est doté d’un Règlement Général des Archives qui établit clairement la responsabilité des étapes de l’archivage telles que : le classement, le versement et le sort final des documents.
     

3 - Statut des archives 

  • Les documents produits ou reçus par les écoles et les établissements publics locaux d’enseignement (collèges et lycées) entrent dans le champ d’application de l’article L.211-4 du code du patrimoine et constituent donc des archives publiques qui sont imprescriptibles et inaliénables.
     
  • Les directeurs d’écoles et les chefs d’établissements sont responsables de la conservation des archives de leurs services et doivent appliquer la législation et la réglementation relative au tri et à la conservation des archives publiques.
     

4 - Règlementation 

  •  Pour traiter les archives des écoles et des établissements publics locaux d’enseignement, il convient d’appliquer l’instruction conjointe du ministère de l’éducation nationale, de
    l’enseignement supérieur et de la recherche et du ministère de la culture et de la
    communication NOR : MENA0501142J6 et DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005
    relative au tri et à la conservation des archives produites et reçues par les services et
    établissements concourant à l’éducation nationale. Cette instruction est parue au BOEN n° 24 du 16 juin 2005, elle est également consultable sur le site internet de la direction des Archives de France
     

5 - Visa obligatoire pour toute destruction de documents dépourvus d’intérêt administratif ou historique.  

  • Toute élimination de documents d’archives publiques nécessite levisa de la Direction des Archives de France ou de son représentant Conservateur du patrimoine.
     
  • La Cellule archives assure la collecte régulière les documents administratifs périmés au sein du rectorat.
     
  • Les écoles et les établissements rédigent puis adressent leurs bordereaux d’élimination à la Cellule archives.
     
  • En cas de doute, il y a lieu de contacter au préalable la Cellule archives afin de connaître le sort final des documents qui seront soit conservés avec ou sans tri sélectif, soit éliminés. Un bordereau général d’élimination fera l’objet d’une demande de visa auprès de la Direction des Archives de France ou de son représentant Conservateur du patrimoine.

    La Cellule archives tend à la sauvegarde de la mémoire de l’institution.

 

6 - Vous avez dit numérisation... Oui, mais attention !!!  

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Vous avez dit numérisation... Oui, mais attention !!!

Modalités de délivrance du visa d’élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique

Mise à jour : janvier 2014

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